Preparation au tournoi international

Bonjour à tous,
 
Voici les points essentiels à noter concernant le tournoi international du CSGB accueillant 1 200 enfants pour lequel la mobilisation d’un maximum de bénévoles est nécessaire à partir du vendredi 14 avril au lundi 17 avril 2017.
 
Déroulement du tournoi :
   – samedi 14 avril après-midi : début des rencontres U14 au stade René Bœuf
   – dimanche 15 avril :
              – matin : tournoi U8 à U12 – début du tournoi à 9h30
              – après-midi : suite du tournoi U8 à U12 + tournoi U6 auquel seul les enfants âgés de 5 ans auront le droit de participer.
              – matin ou après-midi : suite du tournoi U14 au stade Bergès
 
Planning du week-end :
 
Vendredi 14 avril : arrivée des clubs tchèques et italiens
   – après-midi : installation des infrastructures (chapiteaux, tables, gros matériel) au stade René Bœuf.
   – mise en place du boulodrome pour le repas du soir servi au tchèques et aux italiens : environ 200 personnes à servir.
 
Samedi 15 avril à partir de 10h00 :
    – fin de l’installation des infrastructures au stade : montage des buvettes, des points de restauration …
    – traçage des terrains
    – préparation des 1 200 goûters
    – confection de crêpes
    – accueil des clubs venant de loin puis accompagnement sur le lieu d’hébergement
    – mise en place du boulodrome pour la soirée lors de laquelle il y aura environ 500 repas à servir.
     – soirée éducateurs / bénévoles au boulodrome
 
Dimanche 16 avril journée : tournoi international pour lequel la mobilisation d’une centaine de bénévole est nécessaire.
      – accueil des clubs le matin + accueils des « officiels » l’après-midi
      – tenue des buvettes, des points de restauration
      – distribution des repas du midi (1 200 enfants + les éducateurs)
      – distribution des goûters en fin de tournoi
      – distribution des casse-croûtes retour 
      – début de la désinstallation du stade
 
Lundi 17 avril : matin ou toute la journée en fonction du nombre de bénévoles présents : désinstallation totale du stade
 
Voilà pour les informations essentielles, je vous transmettrai dans la semaine un tableau des tâches à accomplir reprenant le détail de chacune.
Si vous souhaitez nous apporter votre aide pour que ce tournoi soit une réussite, je vous remercie de me l’indiquer dès à présent.
Il est bien entendu que nous serions heureux de vous compter parmi nous même si vous êtes disponible qu’une heure ou deux.
Je vous remercie également de m’indiquer dans les meilleurs délais si votre enfant participera à ce grand tournoi.
 
Je vous rappelle que l’objectif de cet événement sportif est de faire plaisir à vos enfants et que sans vous rien n’est possible.
 
Je me tiens à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
 
A mercredi
 Géraldine COCHE
Référente administrative U6 – CSGB Rugby